Politique de Confidentialité

1. Introduction

Cette politique de confidentialité décrit comment Finova Solutions (« nous », « notre » ou « l'entreprise ») recueille, utilise, protège et divulgue les renseignements personnels dans le cadre de l'utilisation de l'application FinovRelance. Cette politique est conforme à la Loi 25 du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

3. Types de renseignements collectés

Nous collectons les types de renseignements suivants :

4. Finalités de la collecte

Les renseignements sont collectés aux fins suivantes :

• Fournir les services de gestion des comptes à recevoir
• Gérer les comptes utilisateurs et abonnements
• Assurer la sécurité, la traçabilité et la conformité
• Personnaliser l'expérience utilisateur
• Envoyer des communications administratives ou de soutien
• Traiter les paiements d'abonnement et gérer la facturation récurrente
• Prévenir la fraude et assurer la conformité financière
• Respecter les obligations fiscales et comptables (conservation 7 ans)
• Gérer les échecs de paiement et les suspensions de service

5. Consentement

6. Conservation des données

Les renseignements sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités décrites, et pour se conformer aux obligations légales. Les utilisateurs peuvent supprimer leur compte via l'application, ce qui entraîne la suppression ou l'anonymisation des données dans un délai raisonnable.

Conservation spécifique par type de données

Données d'abonnement et de facturation :

• Informations d'abonnement actif : conservées pendant toute la durée du contrat
• Historique de facturation : conservé 7 ans après résiliation (obligation fiscale québécoise)
• Données de paiement Stripe : conservées selon la politique de Stripe (jusqu'à 7 ans pour conformité PCI-DSS)
• Factures clients : conservées selon vos paramètres ou 7 ans minimum (conformité fiscale)

Données techniques :

• Logs de sécurité : 1 an maximum
• Cookies de session : expirés après 2 heures d'inactivité (déconnexion automatique)
• Tokens d'API : révoqués immédiatement lors de la résiliation

7. Hébergement et transferts internationaux de données

Canada (Montreal) :

• Riopel Consultant Informatique - Hébergement principal (VPS)

États-Unis :

• Stripe Inc. - Traitement des paiements
• Cloudflare Inc. - Protection et sécurité

International :

• Microsoft (Office 365/Outlook) - Si vous utilisez l'intégration email
• Google (Gmail SMTP) - Si vous utilisez l'integration Gmail

Garanties de protection :

• Tous ces fournisseurs appliquent des mesures de sécurité équivalentes aux normes canadiennes
• Certifications : SOC 2, ISO 27001, PCI-DSS selon le fournisseur
• Accords de traitement de données conformes aux standards internationaux
• Droit de résidence des données respecté selon les capacités techniques

7 bis. Dispositions spécifiques aux utilisateurs de l'Union européenne (RGPD)

Responsable de traitement

Le responsable de traitement au sens de l'article 4 (7) du RGPD est Finova Solutions, société établie au Québec (Canada). Contact pour toute question relative au traitement de vos données personnelles : [email protected].

Base légale du traitement (article 6 RGPD)

• Exécution du contrat (art. 6.1.b) : traitement des données nécessaires à la fourniture du service FinovRelance (compte utilisateur, gestion des comptes à recevoir, facturation, support).
• Obligation légale (art. 6.1.c) : conservation des données de facturation pour se conformer aux obligations comptables et fiscales applicables.
• Intérêt légitime (art. 6.1.f) : sécurité de la plateforme, prévention de la fraude, amélioration du service. Vous pouvez vous opposer à ces traitements à tout moment (voir droits ci-dessous).
• Consentement (art. 6.1.a) : uniquement lorsqu'il est explicitement requis (ex. cookies non essentiels, communications marketing optionnelles).

Transfert de données vers le Canada

Vos données sont hébergées au Canada (Montréal). Le Canada bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne en date du 20 décembre 2001 (décision 2002/2/CE), toujours en vigueur, qui reconnaît que le Canada offre un niveau de protection adéquat des données personnelles équivalent à celui garanti au sein de l'Union européenne. Aucune garantie supplémentaire n'est donc requise pour ce transfert au titre du chapitre V du RGPD.

Les transferts vers les États-Unis (Stripe, Cloudflare) et vers nos autres sous-traitants sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) conformes à la décision (UE) 2021/914 de la Commission, ou par des mécanismes équivalents reconnus par le RGPD.

Vos droits au titre du RGPD

En complément des droits décrits à la section 11, vous disposez des droits spécifiques suivants au titre du Règlement (UE) 2016/679 :

• Droit d'accès (art. 15) : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en obtenir une copie.
• Droit de rectification (art. 16) : faire corriger les données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (art. 17, "droit à l'oubli") : demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation (notamment comptables).
• Droit à la limitation du traitement (art. 18) : demander le gel temporaire du traitement de vos données.
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou les transmettre à un autre responsable de traitement.
• Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur notre intérêt légitime.
• Droit de retirer votre consentement (art. 7.3) : lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement antérieur.
• Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée (art. 22) : FinovRelance n'utilise aucun traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard.

Pour exercer l'un quelconque de ces droits, écrivez à [email protected]. Nous répondrons dans un délai maximum d'un mois à compter de la réception de votre demande (ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe, conformément à l'article 12.3 du RGPD).

Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle

À titre d'exemple, pour les résidents français, l'autorité compétente est la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) — www.cnil.fr. Pour les autres États membres, la liste des autorités est disponible sur le site du Comité européen de la protection des données (edpb.europa.eu).

Durées de conservation

Les durées de conservation applicables aux utilisateurs de l'UE sont celles décrites à la section 6 de cette politique. Les données de facturation sont conservées 10 ans conformément à l'article L.123-22 du Code de commerce français, qui prévaut sur la durée générale de 7 ans lorsque celle-ci s'applique.

Absence de délégué à la protection des données (DPO)

Finova Solutions n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD, les activités de traitement n'impliquant ni un suivi régulier et systématique à grande échelle, ni un traitement à grande échelle de catégories particulières de données. Pour toute question relative à la protection de vos données, le contact unique reste [email protected].

8. Sécurité des renseignements

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les renseignements :

9. Partage avec des tiers

Vos données peuvent être partagées uniquement dans les cas suivants, conformément à leur finalité spécifique :

Politiques de confidentialité de nos partenaires :

• Stripe
• Cloudflare
• Microsoft
• Google
• Intuit (QuickBooks)
• Xero
• Pennylane
• Odoo

10. Notification de violations de données

En cas de violation de données susceptible d'entraîner un risque élevé pour vos droits :

• Notification à la CAI (Commission d'accès à l'information) sous 72h
• Notification aux utilisateurs concernés sans délai injustifié
• Mesures correctives immédiates mises en place
• Rapport détaillé disponible sur demande

11. Droits des utilisateurs

Conformément à la Loi 25 du Québec et à la LPRPDE du Canada, vous disposez des droits suivants :

Droit de porter plainte auprès d'une autorité

Si vous estimez que le traitement de vos renseignements personnels n'est pas conforme à la loi, vous pouvez porter plainte auprès de l'autorité compétente :

• Au Québec : Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) — www.cai.gouv.qc.ca
• Au Canada (fédéral, LPRPDE) : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada — www.priv.gc.ca

12. Témoins (cookies)

L'application utilise des témoins de session pour assurer le bon fonctionnement de l'authentification et mémoriser les préférences utilisateur. Ces témoins ne sont pas utilisés à des fins de marketing ou de suivi comportemental externe.

Types de cookies utilisés :

• Cookies de session (FinovRelance) : Nécessaires pour l'authentification et le fonctionnement de l'application
• Cookies de sécurité (Cloudflare) : Utilisés pour détecter et bloquer les attaques automatisées
  • __cf_bm : Cookie de gestion des bots (durée : 30 minutes)
  • cf_clearance : Cookie de validation suite à un challenge de sécurité (durée : jusqu'à 1 an)
• Cookies de consentement : Mémorisent votre choix concernant l'utilisation des cookies (stockage local du navigateur, conservé jusqu'à suppression manuelle ou changement de version de la politique)

Vous pouvez gérer vos préférences de cookies via les paramètres de votre navigateur. Notez que la désactivation de certains cookies peut affecter le bon fonctionnement de l'application.

13. Modifications à la politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera affichée dans l'application. L'utilisation continue de l'application vaut acceptation de la politique mise à jour.

14. Contact